Pourquoi vos affaires ont besoin d'une politique d'email

Pourquoi est-il impératif d'avoir une politique d'email de compagnie ? Il des affaires issimply bonnes, celle est pourquoi ! En outre, avoir un clearand a détaillé la politique d'email en place, une que l'anddate de signe des employés avant qu'ils soient permis l'accès par vos businesss'computers, t'est critique pouvant imposer ou réagir les tosituations qui peuvent surgir à une date ultérieure.

En vous assumant même ayez les meilleurs gens travailler pour vous, ou sur le yourbehalf, ne nie pas le besoin de ce type de politique à beestablished. Si tout va bien, vous ne devrez jamais se référer au rapport de yourpolicy en vue de les actions des employés ou behaviorwhile le temps de compagnie. Cependant, si vous vous trouvez dans le thatsituation en bas de la route, vous serez soulagé que ces andconditions de limites sont en place pour votre protection.

Avec la technologie maintenant dans les employés accessibles de tomore de lieu de travail et d'email que jamais, la connectivité le rend facile pour des allemployees de surfer le Web le temps de compagnie, circule les messages inadéquats d'unnecessaryand/or et copie illégalement le contenu. Theseactivities peut mener à :

Réclamations de => de harcèlement sexuel et de discrimination. Ceci occurswhen l'email ou l'information est expédiée à un employé que le maynot ont le même sens de l'humour que l'expéditeur. Nous tous faisons remplir des boîtes d'email de hadour par le puits prévoyant des amis de latestjoke ou de lettre à chaînes, certains dont pourrait offenser l'orare réceptif non approprié dans un environnement professionnel.

Messages de Misaddressed de => qui mènent à intentionnel ou à l'inadvertentrelease des secrets commerciaux de corporation. Un typo, point, tiret ou spacewhere il ne devrait pas être (et des email address de typo de gens tout le thetime) et votre information de compagnie peut très facilement finir vers le haut beingdelivered à un autre email address en dehors de de la compagnie.

Attaques de réseau et de Spam de =>. Ceux qui ne comprennent pas le thebasics du Netiquette en ligne, beaucoup de fois se mettent dans l'asituation de avoir des bombes d'email ou l'email réitéré étant sentwhich peut estropier votre réseau dû à leurs actions. Employeeswho ne lancent pas vos affaires dans le cancause établi de protocoles votre serveur et ISP pour décommander votre en raison de comptes des spamcomplaints à vos fournisseurs d'accueil et d'email.

Les issues de violation des droits d'auteur de => et les légalités possibles thatcan s'ensuivent. Copyright est un de l'issuesonline le plus mal compris. Beaucoup croient cette information, des graphiques, etc. sont onlinefor la prise. Droite - le clic et elle est à vous ! Pour placer le recordstraight, il n'y a rien à de plus de la vérité. Allinformation et images graphiques sont protégés par la personne whocreated les. Pour prendre le contenu ou les images sans thecreator/autorisation d'écriture de l'auteur est violation des droits d'auteur. C'est également violation des droits d'auteur à expédier ou email privé des anotherperson de citation dans un lieu de rendez-vous public tel que les groupes de discussion de expédition de listsand sans leur autorisation d'écriture de faire ainsi.

L'abus de l'email peut également mener à :

Gaspillage de => de ressources d'informatique. Les grands téléchargements gratuits cannegatively effectuent vos allocations de largeur de bande et encourent des additionalcharges de votre fournisseur sans compter l'employeeproductivity inférieur.

Drain de => sur des capacités de mémoire limitées. Des limites dans le storagespace de disque peuvent facilement maxed dehors occasionnant les frais additionnels.

Des temps de réponse plus lents de => pour des activités économiques légitimes. Le foyer est perdu sur des priorités et le service à la clientèle. Des e-mailactivities de compagnie devraient être considérés un du prioritiesthat le plus élevé que beaucoup de fois tomberont par le bord de la route au lieu d'employeesbecoming dérouté par ces autres activités.

Le trafic de réseau accru par =>. Le cancause inutile du trafic de réseau votre réseau entier à venir à un ordinateur de meulage et à une utilisation en ligne de halte ifacceptable n'est pas bien défini.

Contrefaçon d'email de =>. Je pourrais envoyer un email apparaissant aujourd'hui aux portes de beBill. Seulement ceux avec un knowledgewould technique moyen ci-dessus puissent le déterminer étaient un canular et le tracer de nouveau à moi.

Tous les email de compagnie devraient employer votre COM de point/filet/org aux employés d'identifyall. Des arrangements d'email ne devraient pas être trifouillés orchanged pour aucune raison.

Le => créent une perception négative de votre image, légitimité et niveau d'affaires de la crédibilité. On ne peut pas puissance d'underestimatethe de perception pendant qu'il se rapporte aux e-mailactivities de vos businesss. Chaque email devrait être pris en tant que sérieusement comme s'itwere écrit sur l'en-tête de lettre de compagnie. Comment on lui écrit, wordsused, si Netiquette approprié qu'il a pratiqué ou manque là du canhave d'un impact négatif sur ceux communiquant avec votre compagnie.

N'importe quelle politique d'email devrait commencer par les fondations suivantes. Youwill veulent passer en revue chacun soigneusement et alors prendre notes et ajouter le thespecifics unique à votre environnement commercial et culture.

1) Spécifiez que le système d'ordinateur et d'email appartient au thebusiness pour des buts autorisés seulement. Tandis que sur l'anyuse de temps de compagnie de la compagnie l'équipement (ordinateur) est d'être des activités économiques utilisées de solelyfor relatives à l'exécution des responsabilités du travail des anemployee.

2) Placez les espérances claires de l'intimité des employés. Ce qui beprivate et ce qui pas - si quelque chose. Les tendances indiquent que ce themajority des politiques d'email énoncent actuellement en place clairement thatwhile le temps de compagnie, employés ne devrait pas compter avoir l'anyprivacy en vue de leur utilisation des andresources d'équipement possédés par compagnie.

3) Établissez la surveillance en tant que « à droite » l'employeur. Il shouldbe prévu et reconnu.

4) Assurez-vous que des employés comprendre l'attention devraient être pris l'email whenaddressing et quand la rédaction de eux pour éviter includingcopyrighted le matériel. Chaque email qu'un employé envoie utiliser l'adresse d'ane-courrier avec votre COM de point/org/filet réfléchit sur le yourbusiness et vous rend inévitablement exposé si un autre author'sinformation est abusé sans leur permission. Non seulement les ramifications légales d'arethere, mais encore, ne sous-estiment pas l'entreprise de howyour seront perçues en vertu de l'utilisation de l'email address acompany dans les communications.

5) Décrivez les types spécifiques de contenu qui devraient être les messages évités d'ine-courrier. Les plus détail le meilleur ici !

6) Ayez le signe des employés et datez la politique d'email. Mettez un copyin leur dossier de personnel et donnez-leur une copie pour avoir en main des buts de forreference.

On lui recommanderait également que chaque employé soit envoyé à l'emplacement de myOnlineNetiquette.com ou bientôt donné une copie de mon au livre bereleased : « Puisque le Netiquette importe ! Votre guide de comprehensivereference sur l'étiquette d'email et l'utilisation appropriée de technologie. « Ceci s'assurera qu'elles se rendent compte de toutes les issues et nécessité de practicesthey d'intégrer en envoyant au nom de et en employant les ressources des yourcompany pour communiquer en ligne.

Pour une politique d'email d'échantillon que vous pouvez utiliser-et modifier, emplacement de consultation de mymain de visite @ : http://www.theistudio.com/example_epolicy.html

Au sujet de l'auteur :
Judith Kallos est une technologie bien fondée et de bonne humeur Muse qui avait joué @ http://www.TheIStudio.com pendant plus d'une décennie. Vérifiez ses feuilles de fraude populaires de technologie @ http://www.LearnAndThrive.com